Mapos, Mamuju – Badan Perencanaan Pembangunan, Riset dan Inovasi Daerah (Bapperida) Provinsi Sulawesi Barat terus memperkuat tata kelola administrasi pemerintahan melalui penataan dan penyelamatan dokumen perencanaan pembangunan daerah. Komitmen tersebut diwujudkan melalui penyerahan delapan dokumen perencanaan pembangunan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Sulawesi Barat.
Langkah ini sekaligus menjadi bagian dari dukungan Bapperida Sulbar terhadap misi kelima Panca Daya Gubernur Sulawesi Barat, Dr. H. Suhardi Duka, M.M. yakni memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel serta mewujudkan pelayanan dasar yang berkualitas. Melalui pengelolaan arsip yang tertib dan terdigitalisasi, setiap proses perencanaan dan pelaksanaan pembangunan diharapkan memiliki rekam jejak yang jelas, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Kegiatan tersebut dibuka oleh Kepala Bapperida Sulbar, Drs. Amujib, M.M., dan dihadiri Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Sulbar, Dr. Mustari Mula, S.Sos., M.AP., beserta jajaran. Turut hadir Sekretaris Bapperida, para kepala bidang, pejabat fungsional, serta jajaran ASN Bapperida Sulawesi Barat.
Delapan dokumen yang diserahkan meliputi Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Perubahan Pertama Tahun 2017, RKPD Tahun 2020, Rancangan Akhir Perubahan RKPD Tahun 2018, Perubahan RKPD Tahun 2019, Rancangan Awal RKPD Tahun 2019, RKPD Perubahan Pertama Tahun 2019, Perubahan RKPD Tahun 2020, serta Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Sulawesi Barat Tahun 2017–2022.
Dokumen-dokumen tersebut merupakan bagian dari rekam jejak perencanaan pembangunan Sulawesi Barat yang memuat arah kebijakan, prioritas program, serta perubahan dan penyesuaian rencana pembangunan dalam kurun waktu tertentu. Keberadaannya penting untuk menjaga kesinambungan informasi sekaligus mendukung evaluasi kebijakan pembangunan dari tahun ke tahun.
Dalam sambutannya, Amujib menyampaikan bahwa penyerahan arsip ini menjadi momentum untuk memperkuat koordinasi antarlembaga sekaligus membangun kesadaran bersama mengenai pentingnya pengelolaan dokumen pemerintahan secara tertib dan berkelanjutan.
Menurutnya, Bapperida Provinsi Sulbar saat ini terus mendorong transformasi digital dalam pengelolaan dokumen dan kinerja perangkat daerah. Ke depan, seluruh dokumen yang berkaitan dengan proses perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, hingga pelaporan kegiatan diharapkan dapat terintegrasi dalam satu sistem pengelolaan data.
“Ke depan, seluruh dokumen perencanaan itu terdokumentasi dalam sistem. Mulai dari KAK, RKA, DPA, sampai dengan progres setiap kegiatan harus diunggah. Dengan begitu, seluruh proses dari perencanaan sampai pelaporan dapat terdokumentasi dan terukur,” jelas Amujib.
Ia mengatakan, pengelolaan dokumen secara digital akan mempermudah penelusuran arsip sekaligus memastikan setiap informasi dapat diakses sesuai kewenangan dan kebutuhan perangkat daerah. Dengan demikian, dokumen tidak lagi bergantung pada penyimpanan secara manual maupun penguasaan oleh pegawai tertentu.
Digitalisasi tersebut juga diharapkan dapat mengubah pola kerja aparatur menjadi lebih tertib dan terukur. Amujib menyoroti kebiasaan pengumpulan dokumen pendukung kegiatan yang selama ini cenderung menumpuk menjelang akhir triwulan sehingga menambah beban pekerjaan saat penyusunan laporan kinerja.
Melalui pengelolaan dokumen yang terintegrasi, setiap pelaksanaan program dan kegiatan diharapkan langsung disertai pengunggahan dokumen pendukung serta perkembangan capaian kinerja. Cara kerja ini memungkinkan proses pemantauan dan evaluasi berjalan secara berkelanjutan tanpa harus menunggu akhir periode pelaporan.
“Selama ini pekerjaan sering menumpuk menjelang triwulan. Padahal kalau setiap kegiatan langsung didokumentasikan dan diunggah, pekerjaan akan lebih ringan dan kinerjanya juga lebih mudah diukur,” ungkap Amujib.
Upaya tersebut memiliki keterkaitan dengan penguatan tata kelola pemerintahan sebagaimana menjadi salah satu prioritas Panca Daya. Ketersediaan dokumen yang lengkap, mudah ditelusuri, dan terintegrasi memungkinkan proses pengendalian serta evaluasi pembangunan dilakukan berdasarkan data dan bukti pelaksanaan kegiatan yang terdokumentasi.
Selain digitalisasi, Amujib menekankan pentingnya pembenahan tata kelola kearsipan di lingkungan Bapperida Sulawesi Barat. Ia mengakui masih terdapat sejumlah aspek yang perlu diperbaiki, terutama terkait penerapan standar pengelolaan arsip, prosedur operasional, serta penataan arsip aktif dan inaktif.
Karena itu, kegiatan serah terima ini juga dimanfaatkan sebagai momentum untuk memperkuat koordinasi dan memperoleh pendampingan teknis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Sulbar.
“Kami memahami bahwa pengelolaan arsip yang ada mungkin belum sepenuhnya sesuai standar, termasuk SOP-nya. Karena itu, pertemuan ini menjadi momentum yang baik untuk mendapatkan arahan dan melakukan perbaikan ke depan,” ujar Amujib.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Sulbar, Mustari Mula, mengapresiasi langkah Bapperida dalam menyerahkan dokumen perencanaan pembangunan. Ia menilai upaya tersebut dapat menjadi contoh bagi perangkat daerah lainnya untuk lebih memperhatikan penataan dan penyelamatan arsip pemerintahan.
Mustari juga mengingatkan pentingnya menjaga dokumen pembangunan sejak awal pembentukan Provinsi Sulawesi Barat. Menurutnya, sejumlah dokumen perencanaan dan regulasi pada masa awal pemerintahan masih sulit ditelusuri sehingga dibutuhkan kepedulian seluruh perangkat daerah untuk memastikan arsip yang memiliki nilai sejarah tetap terselamatkan.
Ia berharap inisiatif Bapperida Sulbar dapat mendorong perangkat daerah lainnya untuk melakukan pengelolaan dan penyerahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Melalui kegiatan ini, Bapperida Provinsi Sulbar berupaya terus membenahi sistem pengelolaan arsip, baik melalui penyempurnaan prosedur administrasi, peningkatan kapasitas aparatur, maupun pengembangan dokumentasi berbasis digital.
Pembenahan tersebut diharapkan dapat memastikan setiap dokumen perencanaan, program, dan kegiatan pembangunan tersimpan secara sistematis, mudah ditemukan kembali, serta dapat dimanfaatkan sebagai dasar pengambilan keputusan dan evaluasi kinerja pemerintah daerah.
Sejalan dengan misi kelima Panca Daya Gubernur Suhardi Duka, penguatan kearsipan di Bapperida Sulawesi Barat diharapkan turut mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang lebih efektif, transparan, dan akuntabel. Dengan demikian, penyerahan delapan dokumen perencanaan ini tidak hanya menjadi bagian dari tertib administrasi, tetapi juga langkah menjaga kesinambungan informasi pembangunan sebagai landasan perencanaan daerah yang lebih berkualitas dan berkelanjutan.
(*)
